Conozca SoftExpert Archivo Físico
¡Bienvenido(a)!
SoftExpert Archivo Físico es un sistema orientado a la gestión completa del ciclo de vida de documentos físicos.
Permite controlar etapas como archivado, movimentación, consulta, préstamo, expurgo y envío a archivo externo, garantizando organización, trazabilidad y seguridad en la gestión del acervo documental de la organización.
El componente fue desarrollado para ofrecer un control riguroso de las operaciones físicas, reduciendo errores, estandarizando procedimientos y asegurando conformidad con las políticas de gestión documental.
¿Cuáles son sus características?
Al acceder al sistema, el componente se divide en los siguientes menús:
| Configuración |
Menú utilizado para registrar todos los parámetros esenciales para el funcionamiento de Archivo Físico.
y demás reglas que orientarán el flujo de archivado. Sin estas configuraciones, no es posible iniciar el flujo de archivado físico de los documentos. |
| Registro |
Menú en el que se registran los elementos estructurales de Archivo Físico, tales como:
Estos registros definen “dónde” los documentos y soportes serán almacenados físicamente, sirviendo como base para las operaciones realizadas en los menús de Ejecución y Gestión. |
| Ejecución |
Menú donde se realizan las actividades operativas de Archivo Físico, incluyendo:
Este es el ambiente utilizado diariamente por los responsables de la movimentación y archivado de documentos. |
| Consulta | Menú que presenta una visión completa de las movimentaciones y registros de Archivo Físico. Permite consultar guías, archivados, solicitudes, soportes, repositorios y otros datos esenciales para auditorías y trazabilidad. |
| Gestión | Menú destinado a la gestión de cancelación de archivado. |
¿Vamos a comenzar?
Siguiendo las etapas de los flujos a continuación, podrá configurar y operar SoftExpert Archivo Físico con éxito.
El primer flujo acompaña el registro y archivado de un documento físico.
 |
 |
 |
 |
 |
 |
El segundo flujo acompaña la solicitud de un archivo físico (petición externa al responsable del documento).
 |
 |
 |